Дигитализация на документен архив
Предлагаме аутсорсинг решение за дигитализация на документен архив на своите клиенти. Услугата включва:
- Подготовка на документите – сканиране на хартиени документи във фирмения офис или на място при клиента;
- Индексиране на сканираните документи;
- Дигитализация на архива чрез специализирана уеб базирана система за съхранение и управление на документен архив;
- Достъп до дигиталния архив чрез двуфакторна идентификация- създаване на потребители с различни права и ограничения, и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust
- Неограничено добавяне и обработка на нови документи в дигиталния архив;
- Съхранение на дигиталния архив на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft;
- Осигуряване на допълнителен back-up на архива на клиента и администриране.
Услугата е за компании, които не разполагат със собствена система за архивиране и използване на електронни (сканирани) документи, без да се изисква внедряване на специализиран софтуер и наличие на инфраструктура при клиента.
Клиентът получава право на ползване на системата за дигитализация на документен архив с уеб базиран достъп от настолен компютър или през мобилно устройство с опция потребителят да го инсталира на мобилното си устройство (чрез технологията PWA – Progressive Web App).
През портала клиентите ще могат:
o Да добавят самостоятелни нови документи към електронния си архив – като прикачат файлове или снимат с телефона си документи през приложението;
o Да търсят информация по тагове, описание или по съдържание на самите сканирани документи и др.;
o Да изтеглят сканираното копие на архивиран документ.
Нашата компания предлага гъвкави решения за всеки конкретен клиентски проект спрямо индивидуалните изисквания и нужди, организация на работа, бизнес сектор и пр.
Ползи за Вас:
– Оптимизиране на бизнес процесите и подобрена ефективност – Дигитализацията подпомага оптимизиране на бизнес процесите и повишаване ефективността на работещите. Документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.
– Подобрен достъп до архива – по всяко време имате бърз достъп до вашите документи чрез интернет в реално време. С помощта на технологията OCR – “оптично разпознаване на символи”, всеки от клиентите ни може да търси в базата данни желания от него документ по заглавие или откъс. Търсенето отнема минути и спестява прелистване през страници и дълго търсене. Освен това, системите ни са в готовност да допълнят съхранените данни или да ги коригират, за да управлявате постоянно актуален архив;
– Спестяване на време и намаляване на разходите – работата с дигиталния архив спестява времето на служителите в търсене, вадене, копиране на документи, като намалява разходите за печат и консумативи;
– Защита на документите — използването на електронния архив премахва нуждата от вадене на оригинали от архива, т. е. премахва се опасността от загуба на оригинален документ.
-Регулаторна съвместимост –системата за дигитализация следи за спазване на законово регламентирания срок за съхранение на документи и изпраща нотификации до клиента.
-Информационна сигурност – компанията ни осигурява висока степен на сигурност на електрония архив чрез двуфакторна идентификация- създаване на потребители с различни права и ограничения, и достъп чрез електронна автентикация и Квалифициран електронен подпис на Evrotrust. Всички файлове се съхраняват криптирани на съвременни сървърни системи, собственост на Bullsoft, и минават защитени през интернет;